Сколько запаса держать: как посчитать

Нужный объём запаса считается от двух величин: сколько единиц вы продаёте в день и сколько дней проходит от решения о закупке до появления товара в продаже. Их произведение даёт расход за цикл поставки, к которому добавляется страховой запас на случай, если продажи вырастут или поставка задержится. Универсального «правильного» количества не существует — есть расчёт, который надо делать по каждой позиции отдельно и пересматривать при изменении спроса или сроков. Ниже разобраны все переменные, четыре рабочие формулы и сквозной пример на условных числах.

От чего зависит нужный объём запаса

Объём запаса определяется скоростью продаж, длительностью цикла поставки и разбросом обеих величин. Первые две задают базовую потребность, третья — размер подушки безопасности.

Логика здесь простая. Если бы вы продавали ровно двадцать штук в день, а поставка приходила ровно через четырнадцать дней, вам хватало бы двухсот восьмидесяти единиц с точностью до штуки. Проблема в том, что продажи колеблются, а поставки опаздывают, и именно на разброс уходит основная часть запаса.

Отсюда неочевидный вывод: сократить запас можно не только уменьшив закупку, но и уменьшив непредсказуемость. Стабильный поставщик и регулярные отгрузки снижают нужный объём сильнее, чем любая оптимизация закупочной логики.

Обратите внимание на две строки с обратной зависимостью. Частота отгрузок — самый недооценённый рычаг: продавец, отгружающий партиями трижды в неделю, держит на складе площадки существенно меньше товара, чем тот, кто везёт раз в две недели. Рейсы вторник, четверг, суббота на одиннадцать складов Wildberries позволяют дробить поставки вместо накопления; направления перечислены в разделе склады и направления.

Четыре формулы, которые нужны

Весь расчёт запаса держится на четырёх формулах. Они связаны между собой: результат каждой следующей опирается на предыдущую.

Формула первая: среднедневные продажи

Среднедневные продажи = Продажи за период ÷ Число дней в периоде

Это база всего расчёта. Ошибка здесь умножается на всех последующих шагах.

Критичный пункт — второй. Если товара не было на складе десять дней из тридцати, делить надо на двадцать, а не на тридцать. Иначе вы получите заниженные продажи, закажете мало, снова уйдёте в ноль и закрепите ошибку. Именно так формируется «спираль дефицита»: чем чаще товар отсутствует, тем меньше его заказывают.

Формула вторая: цикл поставки

Цикл поставки = Срок производства + Срок доставки до склада + Срок обработки + Срок доставки до площадки + Срок приёмки площадкой

Цикл поставки — это полное время от решения о закупке до момента, когда товар доступен к продаже. Ключевое слово — «доступен к продаже»: пока партия принята оператором, но не принята площадкой, она в продажах не участвует.

Продавцы почти всегда считают только первые два этапа и получают цикл вдвое короче фактического. Проверить себя легко: возьмите последние поставки и посчитайте фактическое число дней от даты заказа до появления остатка в продаже. Разница с ожидаемым сроком обычно неприятно удивляет. Круглосуточная приёмка и срочная отгрузка за 4 часа сокращают именно средний блок этой таблицы, а механика лимитов на стороне площадки разобрана в материале про слоты и лимиты приёмки.

Формула третья: страховой запас

Страховой запас — это часть запаса, которая не предназначена для планового расхода и покрывает отклонения: рост продаж выше среднего и задержку поставки. Считать его можно двумя способами.

Метод максимумов, консервативный:

Страховой запас = (Максимальные дневные продажи × Максимальный цикл поставки) − (Средние дневные продажи × Средний цикл поставки)

Метод покрытия, упрощённый:

Страховой запас = Средние дневные продажи × Число дней покрытия риска

Метод максимумов даёт большие числа, и это не ошибка расчёта, а честная цена надёжности. Если он выдаёт подушку, сопоставимую с плановым расходом за цикл, это сигнал не «формула неверна», а «ваш спрос или поставщик слишком нестабильны». Лечится не уменьшением коэффициента, а работой с причиной.

Формула четвёртая: точка заказа

Точка заказа = Средние дневные продажи × Цикл поставки + Страховой запас

Точка заказа — это уровень остатка, при достижении которого нужно размещать новый заказ у поставщика. Она не про количество закупки, а про момент.

Второй важный показатель того же семейства:

Запас в днях = Текущий остаток ÷ Средние дневные продажи

Запас в днях удобнее точки заказа для ежедневного контроля, потому что сразу отвечает на вопрос «на сколько мне хватит». Сравнивать его надо с длительностью цикла поставки: если запаса в днях меньше, чем длится цикл, вы уже опоздали.

Сколько заказывать: размер партии

Точка заказа говорит, когда заказывать. Объём заказа считается отдельно:

Целевой уровень запаса = Средние дневные продажи × (Цикл поставки + Интервал между заказами) + Страховой запас

Объём заказа = Целевой уровень − Текущий остаток − Товар в пути

Третья строка — источник самых дорогих ошибок в закупках. Партия уже едет, но в остатке её не видно, продавец делает повторный заказ, и через месяц на складе лежит двойной запас. Поэтому товар в пути надо учитывать как отдельную величину; как это организовать, разобрано в материале про управление остатками.

Сквозной пример расчёта

Разберём условную позицию на абстрактных числах. Все цифры взяты для иллюстрации методики.

Исходные данные: за последние 30 дней продано 540 единиц, но 3 дня товара не было на складе. Максимальные продажи в отдельный день — 28 единиц. Средний цикл поставки — 14 дней, худший наблюдавшийся — 18 дней. Заказы поставщику размещаются раз в 14 дней. Текущий остаток — 520 единиц, в пути — 0.

Что показывает пример. Остаток 520 единиц уже почти на точке заказа 504 — заказывать нужно сейчас, а не «когда останется мало». Запаса хватает на 26 дней, а цикл поставки 14 дней, то есть подушка есть, но небольшая. Два метода расчёта страхового запаса дают 224 и 140 единиц: разница в 84 единицы — это и есть цена выбора между надёжностью и стоимостью хранения.

Обратите внимание на первую строку. Если бы дни отсутствия товара не исключили, среднедневные продажи вышли бы 18 единиц вместо 20, точка заказа — 454 вместо 504, и продавец заказал бы позже и меньше. Ошибка в 10 процентов на первом шаге превращается в дефицит на последнем.

Как корректировать расчёт под сезон и акции

Сезонность и промо ломают базовый расчёт, потому что среднедневные продажи прошлого периода перестают описывать будущий. Корректировать надо через коэффициент.

Коэффициент сезонности = Продажи в сезонный период ÷ Продажи в сопоставимый обычный период

Сезонные дневные продажи = Средние дневные продажи × Коэффициент сезонности

Если коэффициент равен 1,8, а базовые продажи — 20 единиц в день, в пик нужно закладывать 36 единиц в день. При том же цикле поставки 14 дней расход за цикл вырастает с 280 до 504 единиц, и точка заказа сдвигается соответственно.

Ключевой момент, который упускают: заказывать сезонный объём нужно за цикл поставки до начала роста спроса, а не в момент роста. Если цикл 14 дней, а пик начинается через 10 дней, вы уже опоздали. Подробно про обратный отсчёт и подготовку к пиковым периодам — в материале про сезонное хранение.

Для акций логика та же, но добавляется риск: промо-всплеск заканчивается резко, и непроданный объём мгновенно превращается в излишек. Поэтому под акции запас считают не по максимальному, а по консервативному прогнозу, оставляя возможность быстро подвезти ещё. Именно здесь буфер у оператора и регулярные рейсы работают лучше любого прогноза: вы держите умеренный объём на площадке и добираете партиями по факту продаж.

Как делить рассчитанный запас между складами

Рассчитанный объём — это общий запас по позиции. Дальше его нужно распределить: часть на склады площадки, часть оставить у оператора.

Смысл разделения в том, что страховой запас по определению используется редко. Держать его там, где хранение тарифицируется по объёму и сроку, а забрать товар обратно сложно, — прямая переплата. Площадки тарифицируют хранение по объёму и сроку, ставки уточняйте в личном кабинете; у оператора стоимость хранения зависит от занимаемого объёма и срока, и посчитать её под свой ассортимент удобно в калькуляторе.

Схема работает при одном условии: буфер должен быть оперативным. Если от решения «нужно подвезти» до появления товара в продаже проходит две недели, буфер не спасает. Срочная отгрузка за 4 часа и регулярные рейсы делают буфер рабочим инструментом; детали маршрутов — в описании доставки на склады Wildberries, а работа по модели со сборкой заказов на складе оператора — в разделе FBS-фулфилмент.

Типичные ошибки в расчёте запаса

Самая частая ошибка — первая, и она же самая незаметная. Заниженные средние продажи выглядят как аккуратный расчёт, а на деле программируют дефицит: товар кончается, средние падают ещё сильнее, следующий заказ становится ещё меньше.

Как связать запас с оборачиваемостью и стоимостью хранения

Запас и оборачиваемость — две стороны одной величины. Чем больше запас при тех же продажах, тем медленнее оборот и тем дороже хранение единицы товара.

Полезная проверка после расчёта: посчитайте, во сколько дней оборота превращается ваш норматив. Если целевой уровень запаса покрывает 40 дней продаж, значит, средний товар лежит на складе около трёх недель — и вы платите за этот срок. Если норматив покрывает 120 дней, стоит перепроверить, действительно ли цикл поставки так длинен или вы просто перестраховались. Методика расчёта и разбор влияния — в материале про оборачиваемость товара.

Три способа уменьшить нужный запас без роста риска дефицита. Первый — сократить цикл поставки: чем быстрее товар доезжает и обрабатывается, тем меньше нужно держать. Второй — увеличить частоту заказов и отгрузок: меньший интервал между заказами прямо уменьшает целевой уровень. Третий — снизить разброс: надёжный поставщик и предсказуемая обработка позволяют уменьшить подушку, не увеличивая риск.

Все три упираются в организацию склада и логистики. Полный набор операций на одной площадке — от входящей логистики и хранения до отгрузки — сокращает цикл сильнее, чем любая оптимизация закупок; как это устроено, описано в разделе фулфилмент под ключ и в материале про хранение товара для маркетплейсов. Чтобы прикинуть конфигурацию под свой ассортимент, можно оставить заявку на расчёт.

Частые вопросы

Сколько дней запаса считается нормой

Нормы «в днях» не существует в отрыве от цикла поставки. Правильный ориентир — запас должен покрывать цикл поставки плюс интервал между заказами плюс страховую подушку. Для одной позиции это может быть 25 дней, для другой с длинным плечом — существенно больше.

Как считать запас для нового товара без истории продаж

По аналогии с похожей позицией в том же ассортименте, с сознательно заниженным объёмом первой партии. Задача первой поставки — не удовлетворить спрос, а измерить его. Здесь особенно полезен минимальный объём хранения от 1 м³: можно протестировать позицию, не заказывая большую партию.

Что делать, если поставщик регулярно опаздывает

Заложить это в расчёт через максимальный цикл поставки в формуле страхового запаса. Формально это правильно, но дорого: вы оплачиваете хранение подушки, покрывающей чужую недисциплинированность. Дешевле работать с причиной или искать дублирующий источник.

Как понять, что запас слишком большой

По трём признакам: запас в днях многократно превышает цикл поставки, растёт доля позиций без движения, а плата за хранение занимает заметную долю в себестоимости единицы. Один признак может быть случайностью, три вместе — системная перестраховка.

Нужно ли считать запас по каждой позиции или можно по группам

Расчёт делается по позициям, а нормативы и правила пересмотра задаются по группам. Считать один норматив на весь ассортимент нельзя: скорость продаж различается в десятки раз, и общий норматив гарантирует одновременно дефицит по ходовым и излишки по медленным.

Как учитывать возвраты в расчёте запаса

Возвраты уменьшают чистые продажи и одновременно пополняют годный остаток, поэтому в расчёте среднедневных продаж используйте продажи за вычетом возвратов, а вернувшийся годный товар учитывайте в приходе. Игнорирование возвратов завышает и спрос, и потребность в закупке.

Что важнее — не допустить дефицита или не переплатить за хранение

Зависит от позиции. Для ходового товара с высокой маржой потерянная продажа обычно дороже месяца хранения, поэтому подушка больше. Для медленного товара с низкой маржой всё наоборот. Именно поэтому нормативы задаются по группам, а не единым правилом.

Как часто пересматривать расчёт

Как минимум при каждом цикле закупки, потому что среднедневные продажи меняются. Плюс внеплановый пересмотр при трёх событиях: изменение сроков у поставщика, вход в сезонный период и запуск акции. Расчёт, сделанный один раз, устаревает в течение одного цикла.

Влияет ли частота рейсов на нужный объём запаса

Напрямую и сильно. Частые отгрузки уменьшают интервал между поставками, а он входит в формулу целевого уровня запаса. При рейсах трижды в неделю на складе площадки нужно держать существенно меньше товара, чем при отгрузке раз в две недели, — при том же уровне доступности.

Коротко о главном

• Запас считается от двух величин: среднедневных продаж и полного цикла поставки до появления товара в продаже, а не до вашего склада.
• Дни отсутствия товара обязательно исключаются из расчёта средних продаж, иначе занижённый спрос программирует дефицит.
• Страховой запас покрывает не средний расход, а отклонения: считайте его методом максимумов для ключевых позиций и методом покрытия для массового ассортимента.
• Точка заказа отвечает на вопрос «когда», целевой уровень — на вопрос «сколько»; в объёме заказа обязательно вычитается товар в пути.
• Сезонный объём заказывается за цикл поставки до начала роста спроса, через коэффициент сезонности, а не по среднегодовым продажам.
• Страховой запас логичнее держать у оператора, а на склад площадки отгружать расход ближайшего цикла — так подушка не копит плату за хранение.
• Нужный объём запаса сокращают три вещи: короткий цикл поставки, частые отгрузки и предсказуемость, а не волевое урезание закупки.