Первая поставка: пошаговый план

Первая поставка на маркетплейс состоит из трёх блоков: подготовка товара, оформление поставки в личном кабинете и физическая отгрузка на склад площадки. Сначала вы приводите партию в состояние, в котором её примет склад: пересчитываете, проверяете на брак, наносите коды маркировки, упаковываете и наклеиваете стикеры с штрихкодами. Затем создаёте поставку в кабинете, выбираете склад, бронируете слот и получаете пропуск. И только после этого собираете короба, оформляете документы и везёте партию на склад.

Поставка — это передача партии товара на склад маркетплейса или отгрузка заказов со своего склада, оформленная в личном кабинете и подтверждённая документами. Без оформления в кабинете физическая доставка бессмысленна: склад не примет груз, который не заявлен.

Из каких этапов состоит первая поставка?

Первая поставка состоит из десяти последовательных этапов, и порядок здесь важен: перескочить шаг почти всегда означает переделывать работу. Ниже — весь маршрут целиком, чтобы вы видели картину до того, как начнёте.

Дальше разберём каждый шаг подробно. Если вы делаете поставку впервые, читайте по порядку и держите таблицу под рукой как чек-лист.

Что нужно сделать до первой поставки?

До начала подготовки товара нужно закрыть четыре вопроса: у вас есть зарегистрированный бизнес, открыт личный кабинет продавца, товар физически существует и на него есть документы. Без любого из этих пунктов поставка не состоится.

Зарегистрированный статус подтверждается данными в кабинете: площадка сверяет их с реестрами. Кабинет означает, что вы приняли условия площадки и указали реквизиты для выплат. Документы на товар — это разрешительные бумаги на безопасность и документы о происхождении партии от поставщика. Что именно нужно, зависит от товарной группы; полный разбор есть в материале о документах для поставки.

Пятый пункт, о котором забывают: решите, где физически будет происходить подготовка. Дома на полу, в арендованном помещении или на складе оператора. Это влияет на всё остальное — от сроков до качества упаковки: дома реально собрать десятки единиц, но не сотни.

Шаг 1. Как выбрать модель работы: со склада площадки или со своего?

Для первой поставки почти всегда проще схема со склада маркетплейса: вы отвозите партию один раз, а сборку, доставку до покупателя и обработку возвратов площадка берёт на себя. Схема со своего склада требует ежедневной готовности собирать и отгружать заказы в жёсткие сроки.

FBO — это модель, при которой товар хранится на складе маркетплейса и площадка сама собирает и доставляет заказы покупателям.

FBS — это модель, при которой товар хранится у продавца или его оператора, а продавец собирает заказ после его поступления и передаёт в доставку площадки в отведённый срок.

Работать со своего склада разумно, когда ассортимент широкий, товар дорогой или его невыгодно держать на складе площадки. В этом случае логистику удобно закрыть подрядчиком: сборка и отгрузка по схеме FBS выполняется на складе оператора, и вы не привязаны к собственному помещению. Подробное сравнение моделей — в материале о разнице FBO и FBS.

Шаг 2. Как создать карточки и получить штрихкоды?

Карточки создают до подготовки товара, потому что штрихкоды генерируются именно из карточек, а без стикера со штрихкодом товар на складе не идентифицируется. Порядок обратный интуиции: сначала цифровая часть, потом физическая.

Штрихкод товара — это уникальный код, который площадка присваивает конкретной позиции с конкретным размером и цветом; по нему склад распознаёт единицу при приёмке и при сборке заказа.

Последовательность такая. Создаёте карточку: категория, наименование, характеристики, описание, размерная сетка при необходимости. Загружаете фотографии и инфографику. Затем в кабинете генерируете штрихкоды для каждой позиции и выгружаете файл для печати. Печатаете стикеры на термоэтикетках — обычная бумага и струйная печать не годятся, потому что код должен читаться сканером после транспортировки.

Отдельно про фото. Карточка с фотографиями поставщика почти всегда проигрывает: те же картинки стоят у десятков конкурентов. Собственная фотосъёмка на белом фоне плюс инфографика с размерами и составом заметно меняют конверсию карточки. Как собрать карточку целиком, разобрано в материале о том, как оформить карточку товара.

Типичная ошибка шага — сгенерировать штрихкоды, а потом изменить характеристики позиции. Код привязан к конкретному варианту, и после изменения размера или цвета стикеры придётся печатать заново. Проверьте карточку целиком, прежде чем печатать тираж этикеток.

Шаг 3. Нужна ли товару маркировка «Честный знак»?

Проверить необходимость обязательной маркировки нужно до закупки, а не перед поставкой: если товар маркируемый, без кодов его нельзя ни продать, ни отгрузить. Перечень товарных групп расширяется, поэтому актуальный состав смотрите в системе маркировки.

Если товар входит в перечень, добавляются четыре операции: регистрация в системе маркировки, заказ кодов, нанесение кода на каждую единицу и ввод кодов в оборот. При передаче партии другому участнику оборота сведения передаются через электронный документооборот. Механика системы подробно разобрана в статье о «Честном знаке».

На практике узкое место — именно нанесение. Код должен быть напечатан качественно, не перекрыт другими стикерами, не заклеен скотчем и должен читаться сканером. Если партия большая, ручное нанесение превращается в дни работы, поэтому маркировку обычно выполняют на складе вместе с упаковкой — в одном потоке, с проверкой считываемости каждого кода.

Шаг 4. Как принять и проверить партию?

Партию всегда пересчитывают и проверяют физически, а не по накладной поставщика: расхождения по количеству и брак обнаруживаются в среднем в каждой второй первой поставке. Проверка нужна до упаковки, потому что переупаковывать дороже, чем отсортировать сразу.

Пересорт — это ситуация, когда фактический состав партии не совпадает с заявленным: другой цвет, другой размер, другая модель или другое количество.

Порядок приёмки: сверить количество грузовых мест, вскрыть и пересчитать единицы, сверить артикулы и размеры, осмотреть товар на дефекты, отложить брак, зафиксировать расхождения актом и фотографиями. Без фотофиксации претензию поставщику предъявить трудно — он вправе сказать, что повреждение возникло позже.

Глубина контроля зависит от товара. Для простой прочной продукции достаточно выборочной проверки; для хрупкого, для одежды и обуви, для техники нужен сплошной осмотр. У нас приёмка идёт круглосуточно с учётом в системе управления складом, а проверка на брак оформляется отчётом с фотографиями — с ним удобно возвращать дефектную часть партии поставщику, а не терять её.

Практический момент: заложите на брак запас. Если вы планировали отгрузить всю партию, а часть отсортировалась, поставка окажется меньше заявленной, и придётся править данные в кабинете. Считать нужно от фактически годного количества.

Шаг 5. Как упаковать товар и наклеить стикеры?

Каждая единица должна быть упакована так, чтобы дойти до покупателя без повреждений, и промаркирована стикером со штрихкодом, который читается сканером. Это два разных требования, и склад проверяет оба.

Стикеровка — это нанесение этикетки со штрихкодом на упакованную единицу товара так, чтобы код был доступен для сканирования без вскрытия упаковки.

Базовые правила упаковки: товар не должен пачкаться и мяться, жидкости и сыпучее упаковываются герметично, хрупкое защищается от удара и от сжатия, острые элементы не должны прорвать упаковку, комплект не должен рассыпаться. Пустоты внутри заполняются, иначе товар болтается и бьётся. Предельные габариты и вес грузового места площадка устанавливает сама, актуальные значения смотрите в требованиях к поставке в личном кабинете.

Правила стикеровки: одна этикетка на единицу, ровно, на плоскую поверхность, не на шов и не на сгиб, не поверх кода маркировки и не поверх заводского штрихкода, если он мешает распознаванию. Этикетка не должна отклеиваться при трении в дороге.

Экономия на этом шаге обходится дороже всего: товар, поврежденный в логистике, превращается в возврат и в плохой отзыв одновременно. Требования площадок и подбор материалов разобраны в отдельном материале об упаковке для маркетплейсов, а сама упаковка партии обычно выполняется в одном потоке с проверкой и маркировкой — так меньше лишних касаний товара.

Шаг 6. Как оформить поставку в личном кабинете?

Поставку оформляют в кабинете до отгрузки: вы указываете склад, состав партии, тип грузовых мест и бронируете время приёмки. Без номера поставки и пропуска склад груз не примет.

Слот — это забронированный интервал времени, в который склад маркетплейса готов принять вашу поставку.

Последовательность обычно такая: создать заявку на поставку, выбрать склад, указать позиции и количество, выбрать тип поставки — короба или паллеты, — получить штрихкоды грузовых мест, забронировать доступную дату и оформить пропуск на въезд для машины и водителя. Коэффициент приёмки и стоимость логистики зависят от склада и его загрузки, актуальные значения смотрите в кабинете при бронировании.

Выбор склада — отдельное решение. Ближний склад дешевле в доставке, но не всегда доступен для бронирования; дальний может быть выгоднее с точки зрения близости к покупателям в своём регионе. Смотрите на доступность приёмки, на срок появления товара в продаже и на то, как географию оценивает сама площадка. Мы отправляем партии собственными рейсами на 11 складов Wildberries по вторникам, четвергам и субботам, поэтому дату отгрузки удобно подбирать под забронированный слот, а не наоборот.

Главная ошибка шага — бронировать слот, когда товар ещё не готов. Слоты ограничены, и если партия не успевает, бронь теряется, а следующая доступная дата может оказаться далеко. Правильный порядок: сначала готовая партия, потом бронь.

Шаг 7. Как собрать короба и паллеты?

Грузовые места собирают по правилам площадки: каждое место маркируется этикеткой, а состав места должен соответствовать заявленному в кабинете. Неправильно собранное место — самая частая причина расхождений при приёмке.

Монопаллета — это паллета, на которой находится товар одного артикула, обычно в одинаковых коробах.

Микс-короб — это короб, в котором лежат разные артикулы; такой короб требует отдельного указания состава, потому что склад разбирает его вручную.

Правила сборки: короб плотный, без деформации, заклеен по всем швам; товар внутри не перемещается; этикетка грузового места наклеена на боковую поверхность и читается; на паллете короба уложены ровно, без свисания за габарит паллеты, углы защищены, паллета обмотана стрейч-плёнкой в несколько слоёв, включая захват основания.

Практические тонкости, которые экономят время. Не смешивайте артикулы без необходимости: монокороба принимаются быстрее. Не превышайте разумный вес места — с ним должен справиться человек. Сделайте фотографии собранных мест до отправки: при спорной приёмке это ваш аргумент. И проверьте, что количество мест в кабинете совпадает с фактическим — расхождение по местам блокирует приёмку целиком.

Шаг 8. Какие документы нужны на отгрузку?

На отгрузку нужен комплект из трёх частей: документы на груз, документы на транспорт и документы на товар. Отсутствие любой части — причина отказа во въезде или в приёмке.

Документы на груз — это оформленная в кабинете поставка с номером, список вложений и этикетки грузовых мест. Документы на транспорт — пропуск с номером машины и данными водителя, доверенность или путевой лист. Документы на товар — накладная или универсальный передаточный документ, а для маркированной продукции ещё и передача сведений через электронный документооборот.

Универсальный передаточный документ — это электронный документ, который одновременно подтверждает передачу товара и содержит данные для учёта, включая коды маркировки при их наличии.

Отдельно отметим доверенность. Если груз везёт не вы, у водителя должны быть документы, подтверждающие его право сдавать товар от вашего имени. Мы работаем по договору и через электронный документооборот, поэтому все документы по партии — от акта приёмки до отгрузочных — формируются в электронном виде, и водителю остаётся комплект на груз и на транспорт.

Шаг 9. Как доставить партию на склад площадки?

Партию доставляют одним из трёх способов: своим транспортом, транспортной компанией или сборным рейсом оператора. Выбор зависит от объёма: одна-две коробки едут дешевле в сборном рейсе, паллета — обычно отдельной машиной или консолидированным рейсом.

Своими силами имеет смысл везти небольшую партию, если склад рядом и у вас есть подходящая машина. Учитывайте, что на складах маркетплейсов бывают очереди, и слот придётся ждать. Транспортная компания подходит для отправки в другой регион, но требует правильной упаковки под перевозку и не решает вопрос пропуска.

Сборный рейс — самый практичный вариант для первой поставки: партия консолидируется с другими на складе оператора и едет по расписанию. Мы отправляем собственные рейсы Москва — склады Wildberries по вторникам, четвергам и субботам; доставка на склады Wildberries при этом идёт вместе с подготовкой, то есть партию не нужно перевозить туда-обратно. Для Ozon и Яндекс Маркета поставку мы готовим у себя на складе, а отгрузка идёт по вашей схеме.

Если товар едет от поставщика, его можно вообще не забирать к себе: забор груза оформляется прямо от поставщика на наш склад площадью 650 м², дальше — приёмка, проверка, маркировка, упаковка и отгрузка. Стоимость подготовки зависит от объёма партии и набора операций, поэтому расчёт делаем по вашим данным — оставить заявку. Порядок величин по расходам на партию можно заранее прикинуть через калькулятор.

Шаг 10. Что делать после приёмки на складе?

После сдачи груза нужно дождаться результата приёмки и сверить принятое количество с отправленным. Расхождения фиксируются в кабинете, и оспаривать их нужно сразу, пока есть документы и фотографии.

Проверьте три вещи. Первое: сколько единиц принято по каждой позиции и совпадает ли это с вашим списком. Второе: нет ли позиций, отклонённых из-за упаковки, стикеров или несоответствия карточке. Третье: когда товар появился в продаже — от момента приёмки до появления карточки в выдаче проходит некоторое время, зависящее от загрузки склада.

Дальше начинается работа с продажами: следите за первыми заказами, читайте отзывы, отслеживайте процент выкупа и причины возвратов. И сразу планируйте вторую партию: заказывать её нужно не когда остаток кончился, а когда его хватает ещё на срок производства плюс доставка плюс подготовка. Если товар лежит у нас, часть партии можно оставить на хранении и досылать по мере продаж, не занимая место на складе площадки.

Кто что делает: вы или фулфилмент-оператор?

Все операции можно выполнить самостоятельно — вопрос в том, сколько времени это займёт и какой получится качество. Таблица показывает распределение работ в двух вариантах.

Смысл делегирования не в лени, а в том, что операции на единицу товара плохо масштабируются вручную. Пока партия небольшая, разница не заметна. Когда позиций становится несколько сотен, ручная подготовка превращается в полноценную работу без выходных. Полный состав операций и логика выбора собраны на странице фулфилмент под ключ.

Чем проверить готовность партии к отгрузке?

Перед отгрузкой пройдите чек-лист целиком: одна пропущенная строка обычно и становится причиной отказа в приёмке.

Какие ошибки чаще всего срывают первую поставку?

Чаще всего первую поставку срывают ошибки в мелочах: нечитаемый стикер, несоответствие состава короба и просроченный слот. Каждая из них обходится либо переделкой, либо потерей времени.

Сколько времени занимает первая поставка?

От готового решения до появления товара в продаже обычно проходит от одной до нескольких недель, и большая часть времени уходит не на доставку, а на подготовку. Точный срок зависит от того, как быстро приезжает партия от поставщика и нужна ли товару маркировка.

Разложим по составляющим. Создание карточек и печать этикеток — от нескольких часов до пары дней. Получение партии от поставщика — самый непредсказуемый отрезок, особенно при поставке из другого региона. Приёмка, проверка и упаковка — от одного дня для небольшой партии. Бронирование слота — зависит от доступности дат на выбранном складе. Доставка — от суток по расписанию рейсов. Приёмка на складе площадки и появление в продаже — ещё некоторое время, зависящее от загрузки склада.

Отсюда практический вывод: планируйте с запасом и не привязывайте старт продаж к жёсткой дате. Особенно это касается сезонных товаров — если вы рассчитываете попасть в пик спроса, начинать нужно заметно раньше, чем кажется.

Частые вопросы

Можно ли сделать первую поставку без фулфилмента?

Да, всю подготовку можно выполнить самостоятельно: пересчитать, проверить, упаковать, наклеить стикеры, собрать короба и отвезти партию. Это реально при небольшом объёме и наличии времени. Сложности начинаются, когда позиций много, товар требует маркировки или нужна регулярная досылка — тогда ручная подготовка занимает больше времени, чем сами продажи.

Какой объём брать в первую поставку?

Берите объём, который не страшно потерять и который проверяет гипотезу: обычно это небольшая партия одной ниши с двумя-тремя позициями. Большая первая поставка замораживает деньги и увеличивает расходы на хранение, если товар не пойдёт. Увеличивать объём разумно после того, как подтвердились спрос и экономика.

Что делать, если склад принял меньше, чем отправлено?

Сразу сверьте свой список вложений с результатом приёмки и подайте обращение в поддержку площадки, приложив документы и фотографии грузовых мест. Именно поэтому фотофиксация перед отгрузкой обязательна — без неё доказать состав партии трудно. Затягивать не стоит: у обращений есть сроки.

Нужно ли наносить на товар свой штрихкод, если у него есть заводской?

Да, площадке нужен именно её штрихкод, сгенерированный из вашей карточки, потому что по нему склад распознаёт позицию в своей системе. Заводской код при этом не мешает, если не перекрывает нужный. Важно, чтобы сканер читал ровно тот код, который относится к вашей карточке.

Можно ли отгрузить поставку без слота?

Нет, приёмка возможна только в забронированное время, потому что склад планирует разгрузку заранее. Приезд без брони означает, что машину не примут. Если слот сорвался, бронируйте следующий доступный и не отправляйте груз «на удачу».

Обязательна ли монопаллета или можно везти коробами?

Оба варианта допустимы, выбор зависит от объёма и от требований склада к типу поставки. Небольшую партию проще везти коробами, крупную — паллетами: паллета принимается быстрее и меньше страдает в перевозке. Тип поставки указывается при её создании в кабинете, и фактическая сборка должна ему соответствовать.

Как понять, что товару нужна обязательная маркировка?

Проверьте свою товарную группу в системе маркировки до закупки: перечень групп расширяется, поэтому ориентироваться на чужие статьи нельзя. Если группа входит в перечень, потребуются регистрация в системе, заказ кодов, нанесение и ввод в оборот. Без этого товар нельзя ни продавать, ни отгружать на склад.

Когда заказывать вторую партию?

Заказывать нужно тогда, когда остатка хватает на срок производства, доставки и подготовки вместе — то есть заранее, а не по факту нуля. Из-за нулевого остатка карточка теряет позиции, и восстанавливать их дороже, чем поддерживать запас. Часть партии удобно держать на хранении и досылать по мере продаж.

Что делать, если товар приехал от поставщика с браком?

Отсортируйте дефектные единицы до упаковки, зафиксируйте расхождения актом и фотографиями и предъявите претензию поставщику. В поставку отправляйте только годный товар: брак, попавший на склад площадки, вернётся к вам возвратами и отзывами. Отчёт по проверке качества с фотографиями заметно упрощает разговор с поставщиком.

Коротко о главном

• Первая поставка — это три блока: подготовка товара, оформление в личном кабинете и физическая отгрузка; порядок шагов внутри блоков менять нельзя.
• Карточки и штрихкоды делают до подготовки товара, потому что стикеры печатаются из карточек, а изменение характеристик обнуляет уже напечатанный тираж этикеток.
• Необходимость обязательной маркировки проверяют до закупки: перечень товарных групп расширяется, актуальный состав смотрите в системе маркировки.
• Партию всегда пересчитывают и проверяют на брак до упаковки, с актом и фотографиями — иначе претензию поставщику не предъявить, а расхождение при приёмке не оспорить.
• Слот бронируют только после того, как товар готов: брони ограничены, и потерянная дата отодвигает старт продаж.
• Комплект документов состоит из трёх частей — на груз, на транспорт и на товар; для маркированной продукции добавляется передача сведений через электронный документооборот.
• Все операции выполнимы своими силами, но плохо масштабируются: при росте числа позиций подготовку обычно передают оператору вместе с доставкой на склад площадки.